Posición: Asistente Administrativo
Horario: Tiempo completo (lunes a sábado)
Tipo de contrato: Freelancer
Departamento: Administrativo
Sobre Nosotros:
Por más de 15 años, Corporate Stays ha sido líder en la industria de alojamiento temporal, ofreciendo soluciones excepcionales en Canadá y Panamá. Nos especializamos en residencias premium completamente amuebladas, adaptadas a las necesidades de profesionales, familias y personas en proceso de transición.
Nuestro equipo se enfoca en brindar un servicio personalizado, colaborando con cada cliente para encontrar la propiedad ideal en cuanto a tamaño, ubicación, comodidades y presupuesto.
Cada propiedad de Corporate Stays está cuidadosamente diseñada por nuestra empresa hermana Casa Suarez, amueblada con estándares de cinco estrellas para ofrecer la comodidad y conveniencia de un verdadero hogar. Con una red de más de 10,000 apartamentos en cientos de ciudades, atendemos diversas necesidades, desde viajes de negocios, reubicaciones laborales, reclamaciones de seguros hasta estadías prolongadas.
Somos un equipo global de más de 60 especialistas apasionados que seleccionan y gestionan personalmente cada propiedad para garantizar la mejor experiencia a nuestros huéspedes. Como proveedor de alojamiento corporativo de servicio completo, CorporateStays.com ofrece servicios de concierge y soporte a huéspedes en todo el mundo.
Responsabilidades Principales:
Apoyo Ejecutivo y Personal al CEO/COO
- Brindar soporte administrativo al CEO, incluyendo gestión de agendas, coordinación de reuniones, organización de viajes y preparación de documentos.
- Gestionar y priorizar las agendas del CEO y COO, asegurando que cuenten con la información y materiales necesarios para cada reunión o actividad.
- Actuar como punto de contacto para filtrar y gestionar llamadas, correos electrónicos y correspondencia dirigida al CEO y COO.
- Asistir en la gestión y seguimiento de proyectos especiales, incluyendo tareas de investigación, coordinación con otros departamentos y cumplimiento de plazos.
- Apoyar al CEO en proyectos personales, incluyendo gestiones administrativas relacionadas con su hogar y asuntos familiares.
- Brindar apoyo en proyectos personales del CEO, incluyendo tareas relacionadas con su hogar y asuntos familiares.
Gestión de Viajes y Logística
- Coordinar viajes nacionales e internacionales: compra de vuelos, reserva de autos de alquiler y hospedaje.
- Verificar requisitos migratorios (visas, permisos o documentación adicional) según el destino.
- Preparar itinerarios completos de viaje para el CEO y otros miembros del equipo cuando se requiera.
- Buscar y reservar espacios para reuniones, conferencias o eventos corporativos.
Compras y Gestión de Inventario
- Gestionar las compras de suministros de oficina, artículos para apartamentos, amenidades y pequeños muebles.
- Solicitar, analizar y comparar cotizaciones; seleccionar proveedores y dar seguimiento a las órdenes de compra y entregas.
- Supervisar y mantener los niveles adecuados de inventario tanto para la oficina como para los apartamentos.
Apoyo Administrativo y Operativo
- Colaborar con el equipo de operaciones para asegurar que los apartamentos estén listos, limpios y en perfectas condiciones para las llegadas de los huéspedes.
- Realizar tareas administrativas generales como organización de documentos, seguimiento de pendientes y soporte logístico en procesos internos.
Requisitos:
- Estudios en Administración, Asistencia Ejecutiva o carreras afines.
- Mínimo 1–2 años de experiencia en un rol similar, preferiblemente brindando apoyo a alta dirección.
- Excelentes habilidades organizativas, discreción y capacidad para manejar información confidencial.
- Manejo de Google Workspace, Microsoft Office y herramientas de comunicación interna.
- Actitud proactiva, atención al detalle y excelentes habilidades de comunicación verbal y escrita.
- Se valora experiencia previa en compras, gestión de inventarios o administración de oficina.
- Capacidad para trabajar en múltiples tareas y adaptarse a un entorno dinámico.
- Nivel de inglés avanzado (preferiblemente).