Recepcionista Bilingüe

At First Quantum, we free the talent of our people by taking a very different approach which is underpinned by a very different, very definite culture – the “First Quantum Way”.

Working with us is not like working anywhere else, which is why we recruit people who will take a bolder, smarter approach to spot opportunities, solve problems and deliver results.

Our culture is all about encouraging you to think independently and to challenge convention to deliver the best result. That’s how we continue to achieve extraordinary things in extraordinary locations.

Job description:

Garantizar la operación fluida de la recepción y áreas comunes asociadas, ofreciendo una experiencia de bienvenida profesional a visitantes e invitados, a la vez que brinda soporte administrativo y logístico a ejecutivos y equipos internos, contribuyendo a la eficiencia y la imagen corporativa de Cobre Panamá.

• Formación Académica:
  • Técnico superior o licenciatura en Administración de Empresas, Secretariado Ejecutivo, Hotelería, Relaciones Públicas o carrera afín.
• Experiencia y Conocimientos Técnicos:
  • 2 a 4 años en roles de recepción, atención al cliente y apoyo administrativo.
  • Experiencia previa en funciones administrativas y atención al cliente en oficina (requerido).
  • Manejo de sistemas telefónicos multilínea y herramientas de oficina
  • Conocimientos básicos de gestión de facturas y gastos menores
  • Conocimientos básicos en redacción de correspondencia, gestión de agendas y organización de archivos.
  • Dominio de herramientas de Microsoft Office (Word, Outlook, Excel).
  • Nivel de inglés y español: fluido (requerido).

• Competencias y Habilidades:
  • Comunicación clara y asertiva, tanto presencial como escrita.
  • Alta orientación al servicio y al detalle.
  • Proactividad y capacidad de anticipar necesidades.
  • Organización y gestión de múltiples tareas de forma simultánea.
  • Discreción y manejo confidencial de información.
  • Trabajo colaborativo y habilidad para interactuar con distintos niveles jerárquicos.

Atención integral al visitante: Recibir, registrar y acompañar a visitantes e invitados, gestionando credenciales y garantizando una experiencia profesional. Gestión de llamadas y correspondencia: Filtrar y derivar llamadas entrantes; recibir, clasificar y distribuir correspondencia y paquetería interna. Coordinación de salas y agenda: Reservar y preparar salas de reunión; gestionar agenda de espacios y notificar a asistentes con antelación. Soporte a ejecutivos: Prepara documentos, presentaciones y materiales de reuniones; apoyo en seguimiento de compromisos y recordatorios. Control de accesos y seguridad: Coordinar con el área de Seguridad la autorización de accesos temporales y resolver incidencias de ingreso. Administración de gastos menores: Registrar y controlar facturas de servicios de recepción (cafetería, papelería), solicitando autorización y realizando reclamos. Mantenimiento de áreas comunes: Supervisar el orden y abastecimiento de la zona de recepción, salas de espera y cafetería ligera; gestionar solicitudes de limpieza y mantenimiento. Reservas de viaje y transporte: Apoyar en la coordinación de itinerarios, vuelos y traslados para invitados y ejecutivos, consolidando información y confirmaciones. Elaboración de reportes: Generar informes semanales de flujo de visitas, llamadas y uso de salas; identificar tendencias y proponer mejoras. Gestión de agendas electrónicas: Administrar calendarios compartidos, enviar convocatorias y asegurar la actualización de compromisos. Coordinación de eventos corporativos: Colaborar en la logística de pequeñas reuniones, desayunos de trabajo y actividades internas, gestionando proveedores y recursos. Actualización de bases de datos: Mantener al día el directorio de contactos, proveedores y personal interno, garantizando la exactitud de la información. Apoyo en proyectos administrativos: Participar en iniciativas de mejora de procesos de recepción y oficina (digitalización de registros, optimización de flujos). Formación y entrenamiento: Capacitar a nuevos colaboradores o reemplazos temporales en procedimientos de recepción y normativas internas. Otras funciones: Asumir tareas administrativas adicionales que contribuyan al buen funcionamiento del área y al cumplimiento de objetivos corporativos.

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