Asistente de país

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Objetivo: Asegurar la planificación, seguimiento y control de todas las actividades comerciales y administrativas que apoyen a la Gerencia de País, Supervisores y personal de Visita Médica de manera efectiva y de forma que contribuya con el logro de los objetivos y metas planteados, cumpliendo con las políticas y procedimientos de la compañía y del país.

Funciones:

• Apoyar a la Gerencia de País en la organización de reuniones de ciclo y otras actividades, asegurando la notificación oportuna a los participantes, la correcta gestión de los gastos asociados y la disponibilidad en óptimas condiciones del equipo requerido (sonido, audiovisuales u otros).
• Apoyar en la elaboración de propuestas de inversión trimestral a Gerente de País, cuando sea requerido. Llevar el control de los gastos de inversión posteriores a la elaboración de la planilla trimestral de marketing, verificando el cumplimiento de objetivos y el presupuesto autorizado.
• Revisar previamente la documentación soporte, gestionar los pagos o reembolsos con la Asistente Administrativa Financiera y presentar un informe trimestral con las actividades realizadas y los saldos pendientes a Gerencia de Marketing. Organizar, planificar las actividades y eventos en coordinación con Gerencia de País y Supervisores, dando seguimiento e informando oportunamente sobre las mismas, asegurando que las cotizaciones, materiales, recursos, proceso de compras y contrataciones de servicios externos necesarios estén disponibles para dichos eventos; ya sean jornadas médicas, reuniones en oficina, u otras actividades solicitadas, como lanzamientos, capacitaciones médicas, Stand Alone, entre otros. Brindar apoyo logístico y organizativo de congresos, lanzamientos, jornadas y actividades con médicos y equipo de supervisoras, visita médica, garantizando su correcta ejecución de manera óptima y en el tiempo oportuno.
• Realizar la inscripción en los congresos locales solicitados; previa autorización de Gerencia de País y Gerencia de Marketing, conjuntamente con la Coordinadora de Congresos. Gestionar todo el proceso de reservación de vuelos, hoteles, transporte, que se requieran para las giras o viajes del equipo y/o Gerente al extranjero, de acuerdo a la autorización de Gerente de País o Gerencia de Marketing. Preparar y presentar las liquidaciones de gastos de congresos, jornadas, lanzamientos compras de pasajes, transporte, etc., adjuntando los documentos fiscales que respalden el gasto fiscalmente y cumpliendo con los procesos de compras establecidos en los tiempos que corresponden.
• Solicita anticipos o disponibilidad en tarjeta, de fondos para Gerencia de País, Supervisores y APM´s, y proveedores a la Asistente Administrativa Financiera. Recibe y revisa (primer filtro) liquidaciones de parqueos, viáticos, movilidad, fondo de marketing y/o tarjetas de crédito dentro de los plazos establecidos, validando y liquidando las mismas en el sistema, para trasladar a Asistente Administrativa Financiera para el trámite correspondiente cumpliendo con los cierres de cada mes.
• Dar seguimiento y obtención de comprobantes fiscales con proveedores a quienes se les otorgue anticipos o pagos solicitados directamente, para poder liquidar el anticipo solicitado en los cierres mensuales establecidos.
• Elaborar y revisar las liquidaciones de fondo de Marketing y tarjetas de crédito Corporativas del Gerente de País, debidamente autorizados, para trasladar a Asistente Administrativa Financiera, para el proceso correspondiente. Realizar la inducción al personal de nuevo ingreso sobre liquidación de facturas.  
• Manejo y control de la bodega del Laboratorio, control del stock de banners, material de oficina y otros.
• Responsable del control de disfraces o material que se utilicen en las convenciones o congresos que se guarde en dichas bodega En conjunto con el personal de misceláneos

Gestión de compras y de movilidad (auto propio):

• Realiza solicitudes de compra del área, asegura que la compra cuente con las autorizaciones del área a donde se registrará el gasto, debe adjuntar dichas autorizaciones y el detalle exacto de lo que requieren; si cuenta con las 3 cotizaciones debe adjuntarlas en la solicitud, debiendo cumplir con las política y procedimiento respectivas.

Clima Laboral y eventos corporativos

• Promover la motivación, integración y desarrollo emocional de los colaboradores, fortaleciendo la identificación, orgullo y felicidad en el trabajo, dentro de los presupuestos y lineamientos establecidos.
• Brindar apoyo a la Gerencia de País y Gerencia General en la organización de la Convención Anual, informando al personal sobre itinerarios y detalles. Brindar apoyo en el desarrollo de actividades como: Día del Padre, Día de la Madre, Día del Niño, bienvenida anual, convivio o fiesta de fin de año, jornadas de salud y celebraciones patrias, según aplique.
• Cuando recibe llamadas vinculadas a consultas médicas, cualquier inconveniente con el uso de productos, quejas del producto o reportes de efectos adversos, debe tomar nota del evento en el formulario correspondiente, registrar una dirección o punto de contacto, y notificar inmediatamente al responsable Local de Farmacovigilancia. Cumplir y velar por el cumplimiento de todas las políticas internas, reglamentos corporativos y normativas locales aplicables al negocio. Ejecutar cualquier asignación solicitado por su jefe inmediato.

¿QUÉ OFRECEMOS?

En Megalabs, somos una empresa que valora la innovación, la experimentación, el compromiso y la actuación responsable basada en la ética. Nos adaptamos de manera proactiva a los cambios y necesidades del mercado, con un enfoque integral de cada individuo. Buscamos integrar a nuestros equipos personas que vivan estos valores y sientan comodidad en trabajar de esta manera.
 

Valoramos y celebramos la diversidad en nuestra organización, reconociendo que esta enriquece nuestro entorno laboral. Fomentamos una cultura que aprecia los diversos talentos, la singularidad y la identidad de cada persona, así como sus experiencias únicas. En Megalabs, nos esforzamos por desarrollar una cultura donde cada persona se sienta cómoda expresándose y mostrando su autenticidad.

Nuestra política de diversidad, equidad e inclusión se basa en garantizar prácticas de adquisición de talento que promuevan la valoración, el respeto y la igualdad de oportunidades. Desde la alta dirección, estamos altamente comprometidos en este sentido y lo reconocemos como fundamental para fortalecer y asegurar el éxito de nuestro negocio

En caso de requerir algún ajuste razonable o de accesibilidad para la entrevista, por favor no dejes de aclararlo en tu postulación.