Asistente Administrativa

Únete al equipo de Administración en IVCISA

• Modalidad: Presencial, Lunes a Viernes - Costa del Este

En IVCISA,  buscamos una Secretaria Administrativa con alta capacidad de organización y servicio al cliente. Tu rol será el motor operativo de nuestra oficina en Panamá, apoyando directamente a la Gerencia Administrativa en el flujo de cuentas por cobrar/pagar y garantizando una experiencia de primer nivel para nuestros clientes de sectores como FSI y Retail.

Responsabilidades

• Gestión de Facturación: Recepción, registro y seguimiento de facturas de proveedores y clientes, asegurando el cumplimiento de los procesos contables internos.
• Atención y Recepción: Recibir a clientes y aliados estratégicos en la oficina, proyectando una imagen profesional y humanizada de la marca.
• Liderazgo Operativo de Oficina: Gestión de correspondencia, suministros, coordinación de mensajería y mantenimiento de los espacios de trabajo (coworking/oficina).
• Soporte Logístico: Coordinación de viajes, reservas de hoteles y logística para reuniones presenciales de la gerencia con proveedores o clientes.
• Control de Materiales: Gestión y control de materiales POP y activos de oficina para asegurar la correcta presencia de marca.
• Gestión Digital y Documental: Configuración de reuniones en plataformas virtuales (Webex), redacción de cartas corporativas, archivo de contratos y mantenimiento de bases de datos administrativas.

Conocimientos técnicos requeridos

• Experiencia Administrativa: Trayectoria demostrable en procesos de oficina, recepción y soporte administrativo, preferiblemente en el sector Tecnología.
• Gestión de Cuentas: Conocimientos básicos en procesos de facturación, impuestos locales (ITBMS) y manejo de soportes contables en Panamá.
• Dominio de Ofimática: Manejo avanzado de Excel (control de gastos y facturas), Word (redacción de borradores y notas) y PowerPoint.
• Herramientas Digitales: Manejo fluido de plataformas de videoconferencia y herramientas de gestión de archivos en la nube.
• Gestión de Proveedores: Experiencia en trato con proveedores de servicios generales, papelería y logística.
• Comunicación Asertiva: Excelente redacción y ortografía, con capacidad para redactar noticias corporativas o actualizaciones técnicas simples.

Se valorará positivamente

• Estudios en Contabilidad, Administración de Empresas o Secretariado Ejecutivo.
• Experiencia previa en empresas de Software, IT o servicios tecnológicos.
• Manejo de sistemas de facturación electrónica o software administrativo (ERP).